코로나 19로 많은 조직이 온라인 회의를 도입하고 있죠. 오랫동안 원격업무를 해온 빠띠에게 온라인 회의는 구성원들과 협업하는데 중요한 소통 방법 중 하나예요. 이번 글에서는 빠띠가 그간 경험을 통해 쌓아온 '온라인 회의' 노하우 중에 하나를 공유하려고 해요. 바로 '참여자가 온라인 회의에 몰입하게 만드는 방법'입니다.
온라인 회의할 때 중요한 건 참여하는 사람들이 얼마나 몰입하느냐입니다. 오프라인 회의도 마찬가지겠지만 함께하는 사람들이 집중력을 잃고 회의에 몰입하지 못한다면 효과적인 회의가 되기 힘들죠. 온라인 회의를 경험해 보신 분들은 공감하실 수 있을 텐데요. 오프라인 회의와 달리 여러모로 집중하기 쉽지 않습니다. 얼굴을 마주하지 않고 긴 시간을 이야기한다는 건 누구한테나 어색한 일이기도 하고요.
하지만 아래에 소개해 드리는 몇 가지 도구를 이용하면 온라인 회의의 몰입감을 확 올릴 수 있어요. 얼마 전 열린 빠띠 워크숍에서도 효과를 톡톡히 봤답니다.
빠띠는 매월 워크숍을 열어 앞으로 펼쳐나갈 활동에 대해 이야기 나누고 여러 결정을 해요. 보통은 오프라인으로 하지만 코로나 19 위기 단계가 '심각'으로 격상됨에 따라 이번 3월은 온라인 회의로 진행했어요.
3월 워크숍 기념 사진 📷
빠띠 3월 온라인 워크숍 ▶︎ 화상통화 도구: Zoom ▶︎ 회의 공동 문서 도구: 구글 문서 ▶︎ 투표, 의결 및 질문 공유 도구: 빠띠 타운홀
빠띠는 화상통화 도구에서 '화면 공유' 기능을 활용해 참여한 사람 모두에게 회의 공동 문서를 공유합니다. 이 문서를 이야기 나누면서 모두 함께 편집하죠. 의사결정이 필요할 때는 빠띠 타운홀을 이용합니다. 화상통화 도구로 빠띠 타운홀의 실시간 현황판 화면을 함께 보면서 스마트폰으로 빠띠 타운홀에 접속해 의견을 내고 투표도 합니다.
빠띠 타운홀로 정한 의사결정 규칙 (왼쪽은 참가자 화면, 오른쪽은 현황판)
여기서 두 가지 포인트가 있는데요. 첫 번째는 회의 참가자의 참여 기회를 극대화하는 것입니다. 온라인 도구를 이용해 참가자가 적극적으로 참여할 수 있도록 하고 동시다발적으로 나오는 의견을 함께 정리할 수 있도록 하는 것이지요. 두 번째는 가능한 모든 상황을 눈으로 볼 수 있도록 하는 것입니다. 논의 진행 상황을 시각화하고 중요한 부분을 강조해요. 그렇게 참여자가 같은 공간에 모여있지 않아도 집중할 수 있도록 하는 거죠.
이 두 가지 포인트를 위해 빠띠 워크숍에서는 빠띠 타운홀과 회의 공동 문서를 이용했습니다. 동료들이 무엇을 논의하고 있는지, 어떤 의견을 가지고 있는지 바로바로 살펴보고 즉시 반응할 수 있었어요. 회의에 참가한 모두가 회의의 흐름을 좀 더 쉽게 파악하고 쉽게 참여할 수 있었고요. 자연스레 모두 함께한다는 느낌을 가지게 되면서 회의의 몰입감을 확 끌어 올릴 수 있었답니다.
빠띠 타운홀은 참가자 모두가 행사와 미팅에 참여할 수 있는 실시간 토론 플랫폼입니다. 온라인 회의에서 빠띠 타운홀을 사용하면 회의를 이런 효과를 누릴 수 있어요.
가시성을 통한 집중도 증가 회의 안건이 무엇인지, 다른 사람들은 어떤 의견을 가지고 있는지 한눈에 보입니다. 따라서 참가자 모두가 회의의 흐름을 좀 더 쉽게 파악하고 회의에 집중할 수 있어요.
손쉬운 투표, 의결 도구 온라인 회의에서 결정을 내려야 할 때, 빠띠 타운홀로 의견을 모을 수 있어요. 참가자는 의견을 표시하고 회의 진행자는 진행 상황과 결과를 공유할 수 있어.
유연한 회의 진행 회의 중간에 새로운 안건이 나온다면? 진행자는 빠띠 타운홀의 스태프 화면에서 바로 배틀, 투표, 제안, 응원, 점수 투표 중 알맞은 진행 타입을 골라 새로운 이벤트를 추가할 수 있습니다. 추가된 이벤트는 참가자 화면에 바로 적용돼요.
온라인 회의는 누구도 처음부터 잘할 수는 없는 어려운 과제로 보일지도 몰라요. 빠띠도 온라인 회의를 처음 시도했을 때 적지 않은 시행착오를 겪었죠. 하지만 빠띠 타운홀 같은 도구를 이용하는 것만으로도 획기적으로 온라인 회의의 몰입감을 높일 수 있답니다. 지금 시도해 보세요. 💪💪💪
🔗 지금 바로 빠띠 타운홀 살펴보기 📧빠띠 타운홀 사용 문의 contact@townhall.kr
글 | 빠띠 타운홀팀 townhall@parti.coop